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Checklist del coordinador: Todo lo que necesitas para tu feria de salud

Hispanic Health Professionals Association, Inc. (AHPSI)
📅 Fecha de referencia: Julio 10, 2025

1. Día Previo -- Preparación General del Espacio

  • Confirmación de acceso al local (día anterior)
  • Montaje de mesas y sillas por estación
  • Distribución de mesas por área
  • Colocación de manteles y señalización por estación
  • Colocación de letreros generales (Entrada, Registro, Servicios, Salida)
  • Disponibilidad de: Tijeras, Tape / cinta adhesiva, Hojas blancas y marcadores, Sujetapapeles, Extensiones eléctricas, Botiquín de primeros auxilios, Bolsas de basura, Agua para voluntarios

2. Mesa de Registro -- Lo que no debe faltar

  • Formulario de registro general (con consentimiento)
  • Lápices y bolígrafos
  • Etiquetas adhesivas o gafetes para identificar participantes
  • Lista de voluntarios y distribución por áreas
  • Hojas informativas del evento
  • Copias de folletos AHPSI y material promocional
  • Caja o recipiente para donaciones/sugerencias

3. Área de Servicios Clínicos Básicos (Glucosa, Colesterol, Signos Vitales)

  • Guantes desechables
  • Alcohol y algodón
  • Glucómetros y tiras reactivas
  • Kit para pruebas de colesterol
  • Esfigmomanómetro (tensión arterial)
  • Termómetro
  • Desinfectante de manos
  • Contenedor para desechos biomédicos (sharp box)
  • Hojas de registro de resultados
  • Material educativo sobre prevención

4. Área de Examen de Próstata -- Privacidad y Suministros

  • Biombos o separadores para privacidad
  • Lubricante estéril
  • Guantes
  • Toallas desechables
  • Formulario de consentimiento
  • Hoja de resultados
  • Hoja de referencia médica
  • Contenedor de desechos
  • Información sobre prevención del cáncer de próstata

5. Área de Papanicolaou / Pap Smear

  • Guantes
  • Espéculos desechables
  • Lubricante
  • Kit para citología
  • Biombo o cortina de privacidad
  • Formulario de consentimiento
  • Hoja de resultados y referencia
  • Bolsa de residuos biomédicos
  • Material educativo sobre salud femenina

6. Área de Instituciones Invitadas / Información al Público

  • Mesa identificada con nombre de la institución
  • Mantel con logo (si aplica)
  • Material informativo / folletos
  • Carteles o banner de visibilidad
  • Formulario de inscripción o contacto
  • Muestras promocionales (si aplica)

7. Área de Conferencias y Presentaciones (PowerPoint)

  • Laptop con presentación cargada
  • Proyector o TV con entrada HDMI
  • Micrófono (inalámbrico preferido)
  • Sillas para el público
  • Cronograma impreso
  • Lista de conferencistas y tiempos
  • Extensiones eléctricas y adaptadores

8. Área de Instituciones Auspiciadoras

  • Mesa exclusiva y visible
  • Banner con logo de la empresa/institución
  • Material promocional
  • Personal de contacto o representante presente
  • Oportunidad de presentación durante el evento (si se acordó)

9. Área de Masajes y Terapia Física

  • Camilla o silla de masaje
  • Toallas o sábanas desechables
  • Gel o aceite de masaje
  • Guantes (si se requiere)
  • Formulario de consentimiento
  • Cartel informativo del servicio
  • Agua para hidratación del paciente

10. Área de Prueba Confidencial de VIH

  • Espacio cerrado o con privacidad
  • Formulario de consentimiento confidencial
  • Pruebas rápidas aprobadas
  • Material informativo sobre prevención
  • Hoja de resultados
  • Personal capacitado
  • Recursos para referencia médica y consejería

11. Área de Entretenimiento Infantil

  • Zona delimitada y segura
  • Pintura para caritas (no tóxica)
  • Pinceles y toallitas húmedas
  • Payaso o animador (si aplica)
  • Exhibiciones o juegos educativos
  • Mesas con papel y crayones
  • Supervisión constante

12. Área Externa -- Montaje General

  • Reserva anticipada del espacio exterior y permisos correspondientes
  • Set-up de vehículos, vans y unidades móviles de salud
  • Asignación de espacios de parqueo para instituciones y personal médico
  • Colocación de mesas, carpas y sillas al aire libre
  • Colocación de letreros visibles y direccionales
  • Distribución de hojas informativas en puntos estratégicos

13. Coordinación de Suministro de Alimentos y Bebidas

  • Suministro y distribución de comida y agua para voluntarios
  • Área reservada para alimentación del personal (con sombra o carpa)
  • Coordinación con proveedores de alimentos (comida ligera, saludable y agua)
  • Supervisión del cumplimiento de normas de higiene en la distribución de alimentos
  • Coordinación de refrigerios para conferencistas e invitados especiales

14. Coordinación de Animación y Promoción Visual

  • Organización y distribución de rifas, obsequios o sorteos comunitarios
  • Contratación y ubicación del DJ y sistema de sonido
  • Maestro de ceremonia con cronograma del evento
  • Presencia de fotógrafo oficial para cobertura del evento
  • Grabación de video para promoción y archivo institucional

Notas adicionales:

Responsable: _________________________
Fecha del evento: _____________________
Lugar: _______________________________

Contactos de emergencia:

  • Coordinador principal: ___________________
  • Coordinador médico: ____________________
  • Contacto del lugar: _____________________

Este checklist ha sido desarrollado por la Hispanic Health Professionals Association, Inc. (AHPSI) para garantizar el éxito de las ferias de salud comunitarias.

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